El proceso y las técnicas de recuperación de la información de archivo

Analizar el proceso que va desde la necesidad concreta que tiene un usuario de archivo hasta el o los documentos que realmente consulta es analizar una carrera de obstáculos, una carrera que solo en ocasiones alcanza llegar a su meta. En muchas ocasiones las responsabilidades sobre el éxito o fracaso de tal carrera se atribuyen exclusivamente a la habilidad –o torpeza– del usuario, o a la habilidad –o torpeza– del archivero, obviando de esta manera un análisis mucho más estricto, que es el que realmente nos puede permitir encontrar las claves del éxito o del fracaso. La necesidad de este análisis se acentúa en la medida en la cual el contacto directo entre el usuario y archivero se hace más lejano. Y esta es, cada vez con más frecuencia, la situación que se produce en los archivos, bien porque los servicios permiten la consulta de los instrumentos descriptivos a distancia, bien por las limitaciones de personal de muchos de nuestros archivos, o por el natural reacio de muchos investigadores a transmitir sus necesidades de información al archivero.
La eficacia en la recuperación de la información en los archivos es el resultado de un contraste. El contraste entre la suma final de las decisiones tomadas en el proceso de descripción por parte del gestor de información, el archivero, y la suma final de las decisiones tomadas por el usuario en el momento de hacer la consulta. Se puede seguir un sencillo esquema de análisis basado en la descomposición e identificación de los diferentes elementos que intervienen en esta recuperación de la información, analizando los elementos responsabilidad del archivero, y los que son responsabilidad del usuario. Este esquema nos servirá para un análisis del estado de situación de la recuperación de información en los archivos en la actualidad, y para plantear algunas proyecciones de futuro. El modelo conceptual de los sistemas de recuperación de información está formado por los siguientes elementos13: las unidades documentales, las necesidades de información, la representación de las unidades documentales, la representación de las necesidades de información y la comparación de estas representaciones. De manera gráfica el proceso es el siguiente:

 Revista Catalana d’Arxivística