En este comienzo de siglo se han combinado diferentes factores, externos e internos a los propios archivos, que exigen replantearse una y otra vez las formas de recuperar la información archivística. Estos factores
hacen que esta función se haya convertido en una de las claves más importantes de los servicios de archivo entendidos no solo como custodios de una documentación sino, y sobre todo, como servicios atentos a las necesidades de sus usuarios. No parece, por el contrario, que la mayoría de los archivos hayan modificado sus estructuras para adecuarse a estos cambios, lo que constituye, como poco, un indicador de la falta de análisis permanente de la política de gestión del archivo por parte de los servicios.
Factores externos que han madurado ya como la democratización en el acceso a los archivos, y la mejora en la capacidad de reproducir los documentos –al principio en papel o soportes fotográficos, luego, y coexistiendo con los anteriores, en soportes digitales–; y sumado a ellos, un factor más reciente pero extendido con una asombrosa rapidez, la expansión de los recursos informáticos para el tratamiento de la información de cualquier tipo, han modificado el modo de hacer el trabajo diario de los servicios de archivo, tanto por la capacidad de tratar masivas cantidades de información, como porque esta sea consultada de manera ágil, y más recientemente, incluso a distancia por la capacidad de permitir ese tratamiento y consulta vía Internet.
La normalización de la descripción archivística constituía un factor interno pendiente en el ámbito de los archivos, y ha sido el punto de atención de los archiveros hasta hace muy poco tiempo. Una vez resuelta esta cuestión la recuperación de la información queda accesible al análisis, cosa que anteriormente, por la dispersión de esfuerzos y soluciones a la hora de definir la descripción se hacía imposible. Por medio de normas como ISAD (G), ISAAR (CPF) o EAD, disponemos de un formato normalizado sin el que nunca se hubiese podido plantear una política de análisis y recuperación de información bien delimitada. La existencia de la norma nos exige replantear una recuperación de información que debe, por ejemplo, ser capaz de expresar el concepto de descripción multinivel de manera inteligible para los usuarios. O enviar y reenviar a los usuarios a través de información que describe por una parte documentos o grupos de documentos, por otras instituciones, por otra nombre de personas o lugares... y todo ello sin perderse.
Esta combinación de factores supone un “cierre del circulo”. En estos momentos, y por pura acumulación de razonamientos, cualquier ciudadano se siente sujeto de derecho para conocer de la existencia de un
documento por medio de un sistema de información ágil y a distancia; para consultarlo in situ o en su entorno personal a través de una copia; para, incluso, solicitarlo sin llegar a pisar nunca el servicio de archivo
donde se le atiende; y –no hacen falta grandes dotes adivinatorias– para que en un futuro pueda pretender consultar la imagen de ese documento en tiempo real desde el lugar en el que se encuentre. Si, además de
ello, este ciudadano forma parte de la misma organización a la que tiende el servicio de archivo aún serán mayores las exigencias. Podríamos resumir esta situación como la expresión de una contradicción,
la intermediación entre el documento y el usuario se va haciendo cada vez “menos personal” y por el contrario queremos que sea más personalizada. Solamente una buena definición de los sistemas de recuperación de información puede resolver esta contradicción. ¿Pero, han sabido responder los archivos a este reto? ¿Han sabido adecuar sus sistemas de información a estas nuevas circunstancias? Un análisis de la situación de los sistemas de información de archivos deja bastante claro que en ciertas áreas geográficas, sobre todo en la Europa latina, los archivos han sido poco ágiles en el aprovechamiento
de las nuevas tecnologías. Cuando las han utilizado lo han hecho casi exclusivamente aplicándolo a los procesos de descripción, de gestión de los ingresos en archivos históricos y administrativos, y a los procesos de préstamo y control de usuarios, siendo pocos los casos de experiencias de informatización integral de los servicios de archivo. Además en muchos casos las posibilidades de utilización de este recurso tienen un carácter de uso interno, y en muy pocos casos los usuarios los pueden utilizar como una forma de consulta directa. En lo relativo a la recuperación de información esta realidad es muy patente y requiere un decisivo cambio de paso por parte de muchos responsables de los servicios de archivo, un salto de una gestión dirigida a satisfacer necesidades internas a una gestión en función de las necesidades externas.
No es de recibo que, por ejemplo, grandes archivos implanten costosos sistemas de control del préstamo sin que, en paralelo, no se haya hecho nada por facilitar la localización y el acceso a la información que custodian. Se podrá argumentar que los servicios de archivo no disponen de los medios económicos y humanos para llevar adelante estas tareas. Pero, parece claro, ha existido en paralelo a esta falta de recursos una falta de capacidad de reestructuración de los medios económicos y humanos de que disponen muchos servicios de archivo. Al contrario de lo que ocurre con el formato de descripción, en la recuperación no hay “recetas” únicas, cada servicio de archivo requiere un análisis diferenciado y la adopción de una política determinada; incluso esta política puede, y en ocasiones debe, ser diferente en los diferentes fondos conservados, según sus características. Es necesario que, desde la dirección, se tengan en cuenta las circunstancias del servicio, de manera que se valore adecuadamente la asunción de una técnica
determinada no por la posible sensación de adelanto con respecto a otros servicios sino como respuesta a las necesidades concretas que tiene este. La toma de decisión en el ámbito del análisis de los sistemas de búsqueda y recuperación de la información –directamente relacionada con la política de descripción, anterior, y la política de difusión, posterior–, requiere la evaluación de aquellos factores que la determinan. Se pueden señalar como factores que determinarán la elección de una política de recuperación de información en el archivo los siguientes:
hacen que esta función se haya convertido en una de las claves más importantes de los servicios de archivo entendidos no solo como custodios de una documentación sino, y sobre todo, como servicios atentos a las necesidades de sus usuarios. No parece, por el contrario, que la mayoría de los archivos hayan modificado sus estructuras para adecuarse a estos cambios, lo que constituye, como poco, un indicador de la falta de análisis permanente de la política de gestión del archivo por parte de los servicios.
Factores externos que han madurado ya como la democratización en el acceso a los archivos, y la mejora en la capacidad de reproducir los documentos –al principio en papel o soportes fotográficos, luego, y coexistiendo con los anteriores, en soportes digitales–; y sumado a ellos, un factor más reciente pero extendido con una asombrosa rapidez, la expansión de los recursos informáticos para el tratamiento de la información de cualquier tipo, han modificado el modo de hacer el trabajo diario de los servicios de archivo, tanto por la capacidad de tratar masivas cantidades de información, como porque esta sea consultada de manera ágil, y más recientemente, incluso a distancia por la capacidad de permitir ese tratamiento y consulta vía Internet.
La normalización de la descripción archivística constituía un factor interno pendiente en el ámbito de los archivos, y ha sido el punto de atención de los archiveros hasta hace muy poco tiempo. Una vez resuelta esta cuestión la recuperación de la información queda accesible al análisis, cosa que anteriormente, por la dispersión de esfuerzos y soluciones a la hora de definir la descripción se hacía imposible. Por medio de normas como ISAD (G), ISAAR (CPF) o EAD, disponemos de un formato normalizado sin el que nunca se hubiese podido plantear una política de análisis y recuperación de información bien delimitada. La existencia de la norma nos exige replantear una recuperación de información que debe, por ejemplo, ser capaz de expresar el concepto de descripción multinivel de manera inteligible para los usuarios. O enviar y reenviar a los usuarios a través de información que describe por una parte documentos o grupos de documentos, por otras instituciones, por otra nombre de personas o lugares... y todo ello sin perderse.
Esta combinación de factores supone un “cierre del circulo”. En estos momentos, y por pura acumulación de razonamientos, cualquier ciudadano se siente sujeto de derecho para conocer de la existencia de un
documento por medio de un sistema de información ágil y a distancia; para consultarlo in situ o en su entorno personal a través de una copia; para, incluso, solicitarlo sin llegar a pisar nunca el servicio de archivo
donde se le atiende; y –no hacen falta grandes dotes adivinatorias– para que en un futuro pueda pretender consultar la imagen de ese documento en tiempo real desde el lugar en el que se encuentre. Si, además de
ello, este ciudadano forma parte de la misma organización a la que tiende el servicio de archivo aún serán mayores las exigencias. Podríamos resumir esta situación como la expresión de una contradicción,
la intermediación entre el documento y el usuario se va haciendo cada vez “menos personal” y por el contrario queremos que sea más personalizada. Solamente una buena definición de los sistemas de recuperación de información puede resolver esta contradicción. ¿Pero, han sabido responder los archivos a este reto? ¿Han sabido adecuar sus sistemas de información a estas nuevas circunstancias? Un análisis de la situación de los sistemas de información de archivos deja bastante claro que en ciertas áreas geográficas, sobre todo en la Europa latina, los archivos han sido poco ágiles en el aprovechamiento
de las nuevas tecnologías. Cuando las han utilizado lo han hecho casi exclusivamente aplicándolo a los procesos de descripción, de gestión de los ingresos en archivos históricos y administrativos, y a los procesos de préstamo y control de usuarios, siendo pocos los casos de experiencias de informatización integral de los servicios de archivo. Además en muchos casos las posibilidades de utilización de este recurso tienen un carácter de uso interno, y en muy pocos casos los usuarios los pueden utilizar como una forma de consulta directa. En lo relativo a la recuperación de información esta realidad es muy patente y requiere un decisivo cambio de paso por parte de muchos responsables de los servicios de archivo, un salto de una gestión dirigida a satisfacer necesidades internas a una gestión en función de las necesidades externas.
No es de recibo que, por ejemplo, grandes archivos implanten costosos sistemas de control del préstamo sin que, en paralelo, no se haya hecho nada por facilitar la localización y el acceso a la información que custodian. Se podrá argumentar que los servicios de archivo no disponen de los medios económicos y humanos para llevar adelante estas tareas. Pero, parece claro, ha existido en paralelo a esta falta de recursos una falta de capacidad de reestructuración de los medios económicos y humanos de que disponen muchos servicios de archivo. Al contrario de lo que ocurre con el formato de descripción, en la recuperación no hay “recetas” únicas, cada servicio de archivo requiere un análisis diferenciado y la adopción de una política determinada; incluso esta política puede, y en ocasiones debe, ser diferente en los diferentes fondos conservados, según sus características. Es necesario que, desde la dirección, se tengan en cuenta las circunstancias del servicio, de manera que se valore adecuadamente la asunción de una técnica
determinada no por la posible sensación de adelanto con respecto a otros servicios sino como respuesta a las necesidades concretas que tiene este. La toma de decisión en el ámbito del análisis de los sistemas de búsqueda y recuperación de la información –directamente relacionada con la política de descripción, anterior, y la política de difusión, posterior–, requiere la evaluación de aquellos factores que la determinan. Se pueden señalar como factores que determinarán la elección de una política de recuperación de información en el archivo los siguientes:
- El tipo de información conservado. Documentación que contiene información administrativa, muy estructurada y previsible o, por elccontrario, información cognitiva, muy poco estructurada.
- El soporte o legibilidad automática del documento. Permite la indización automática o no de la información, la reproducción en ficheros gráficos fácilmente transportables, etc.
- Recursos económicos del servicio.
- Recursos humanos del servicio.
- El destino, en cuanto a conservación o no, de los documentos descritos.
- El universo posible de usuarios.
- Los tipos de usuarios. Son necesarias diferentes políticas para usuarios de archivos administrativos o de archivos históricos, usuarios expertos o inexpertos, etc.
- Antigüedad de la documentación, que incide en la mayor o menor intensidad de problemas lingüísticos, de necesidad de explicación del contexto, etc.
- El tamaño del fondo, que obliga a seleccionar niveles de descripción.
Se puede utilizar el análisis de las fases en las que se plasma el proceso de recuperación de la información como medio para explicar las diferentes políticas posibles en el ámbito de la recuperación de la información.
Revista Catalana d’Arxivística
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