Gestor de Información

En el día a día de los archivos, se puede afirmar sin temor a exageración, la recuperación de la información ha sido y sigue siendo una de las principales áreas del quehacer diario del archivero. ¿Qué ha hecho y sigue haciendo sino el archivero todos los días en su archivo? Poner la información a disposición de los que la necesitan. Todas las funciones del archivo (la conservación, la descripción,...) tienen como objetivo final la consulta de información.

El archivero, como gestor de información, no puede tener en cuenta la posibilidad de la descripción de documentación de archivo y la posterior recuperación de esta información si no es por medio de la utilización de recursos informáticos. La capacidad de tratamiento de masas de información que de otra manera no son aprehensibles de forma inmediata, la rapidez en la localización de dicha información, las posibilidades de un tratamiento y una mejora continuada de la información que se hace llegar a los usuarios, se convierten en razones determinantes para tener que utilizar estos medios. La informática no es la razón de ser del trabajo del archivo, pero es la herramienta sine qua non.

Por el contrario –creo que no debemos de olvidarlo nunca– de la experiencia acumulada hasta la actualidad parece que se puede colegir el que, más que un cambio de la función de tratamiento de la información en sí, lo que está cambiando son los medios, la forma de hacer el trabajo diario. El archivero al describir fondos de archivo interpreta, y en la medida en que su trabajo es de interpretación, este no es sustituible por medios totalmente automáticos. Es cuando finalizado este proceso de interpretación cuando los medios informáticos le ayudan a él, y a sus usuarios, a recuperar la información que ha generado. La utilización de medios informáticos en el tratamiento de la información de archivo no da mayor valor añadido al trabajo de descripción en sí, que será bueno o malo en la medida en la que el archivero sepa reflejar el contenido y el contexto del documento, pero mejora de manera evidente las posibilidades de explotación de ese valor añadido. Acudiendo a un análisis económico clásico, “producir” cualquier cosa exige saber y hacer bien el trabajo, y luego saber servirlo, el análisis de la recuperación de la información nos enseña a servir; saber y hacer bien el trabajo es otra cosa. La principal idea que se pretende transmitir en este artículo es, pues, que el proceso de tratamiento de la información de archivo se puede resumir como el proceso de suma de un activo intelectual a la información “bruta” de los documentos, y que esta suma está directamente condicionada por el método por el cual se transmite, y por la capacidad del usuario de extraerle el mayor provecho posible. El análisis detallado del modo de transmisión de la información, y de la cantidad y calidad de la información que llega al usuario es la razón de ser del análisis de la recuperación de la información en los archivos. Ni que decir tiene que, desde mi punto de vista, el análisis de los métodos y los resultados relacionados con la recuperación de la información en los archivos deben ser básicos en el trabajo de los archiveros. Cómo hacer que este activo intelectual que proporciona el archivero se transmita al completo, sin pérdida de calidad, con la mayor facilidad, y siempre teniendo en cuenta las posibles necesidades de nuestros usuarios es uno de nuestros quehaceres fundamentales.